Plan A im Bereich Compliance: Aktuelle Entwicklungen im Zusammenhang mit Hinweisgebersystemen

Bereits im April haben wir in unserem BLOG über die EU-Whistleblower-Richtlinie berichtet, die den Schutz von Hinweisgeber:innen sicherstellen will. Die Zeit, die dem Gesetzgeber zur Umsetzung zur Verfügung steht, wird immer knapper. Die Frist Mitte Dezember 2021 bleibt unverändert. Seit einigen Monaten liegt ein Entwurf des Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) zu einem Hinweisgeberschutzgesetz vor, welches zeitnah umgesetzt werden dürfte. Wir stellen für Sie dar, was das konkret für Unternehmen bedeutet und wie bei der Implementierung von Hinweisgebersystemen der Aufwand überschaubar gehalten werden kann.

Kurz und knapp: Worum geht es?

In Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie sieht der Entwurf des BMJV vor, dass hinweisgebende Personen wirksam und nachhaltig vor Benachteiligungen geschützt werden, denen sie sich ausgesetzt sehen (könnten), wenn sie mögliche Missstände in ihrem beruflichen Umfeld melden. Dabei steht hier nicht die Förderung von Denunziantentum im Fokus, sondern die Aufdeckung von Verstößen, die regelmäßig auch im Interesse des Unternehmens selbst ist. Aus gutem Grund verfügen daher schon jetzt viele Unternehmen über ein Hinweisgebersystem. Steht den Beschäftigten die Möglichkeit offen, potentielle Rechtsverstöße intern zu melden, ist das für das Unternehmen, oft aber auch für die betroffene Einzelperson von Vorteil. Denn andernfalls steigt das Risiko, dass Mitarbeiter:innen keinen anderen Ausweg sehen, als sich direkt an Behörden oder die Medien zu wenden und hierbei gegebenenfalls selbst ins Kreuzfeuer zu geraten.

Hinweisgeberschutzgesetz: Wie dürfte die Umsetzung ausfallen?

Um die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie umzusetzen, sieht der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes vor, dass Unternehmen ab 250 Beschäftigte bis zum 17.12.2021 interne Meldekanäle für hinweisgebende Personen einrichten müssen. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter:innen oder Unternehmen aus bestimmten Branchen (Finanzdienstleistungen) sind ebenfalls betroffen, haben allerdings bis Ende 2023 Zeit. Diese internen Meldekanäle können dabei bei der Rechtsabteilung im eigenen Unternehmen oder bei Dritten, etwa einer Kanzlei, implementiert werden. Daneben werden sogenannte externe Meldekanäle bei Behörden, etwa den Datenschutzbeauftragten der einzelnen Bundesländern oder des Bundes eingerichtet. Die Hinweisgeber:innen haben dabei ein Wahlrecht, ob sie sich an interne oder externe Meldestellen wenden möchten.

Hinweisgebende Personen sind dabei umfangreich vor Repressalien wie Kündigungen oder sonstigen negativen Folgen (etwa schlechte Beurteilungen) geschützt. Dabei sollen nicht nur die eigenen Beschäftigten dem Schutz des Hinweisgeberschutzgesetz unterfallen, sondern alle Personen, die in ihrem beruflichen Umfeld von (möglichen) Verstößen erfahren. Hiervon sind beispielsweise auch Mitarbeitende von Lieferanten und – besonders sensibel – ehemalige Beschäftigte umfasst.  

Der Plan A im Bereich Compliance: Hinweisgebersysteme in bestehende Strukturen integrieren

Der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes beinhaltet einige Vorgaben für interne Meldekanäle. Der Eingang der Meldung muss innerhalb von sieben Tagen bestätigt und die Anonymität der hinweisgebenden Person gewahrt werden. Angemessene Folgemaßnahmen, wie etwa interne Untersuchungen, können angezeigt sein. Gerade bei kleineren Unternehmen binden die Einrichtung und Unterhaltung einer eigenen Meldestelle erhebliche Kapazitäten. Mit einer Ombudsstelle bei Plan A – Kanzlei für Strafrecht ist Ihr Unternehmen jedoch bereits heute gut aufgestellt und kann die Anforderungen einhalten, die der Gesetzgeber zeitnah aufstellen wird, ohne dass hierdurch ein nennenswerter Aufwand entsteht.

Bei großen Unternehmen mit vielen Beschäftigten und Standorten setzten wir zudem auf smarte legal tech Lösungen und spezielle Software, mit der auch bei häufigen Meldungen der Überblick nicht verloren geht und Informations- und Dokumentationspflichten gewahrt werden.

Wir sind für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen auch im Rahmen eines gesetzeskonformen Hinweisgebersystems rund um die Uhr erreichbar #wennmalwasist.

Autoren: 

• Rechtsanwalt Dr. Ingo Bott 
• Rechtsanwalt Dr. Joshua Christmann

Dr. Ingo Bott
Rechtsanwalt / Partner

Plan A – Kanzlei für Strafrecht

Dr. Joshua Christmann
Rechtsanwalt / Associate

Plan A – Kanzlei für Strafrecht